En operación turística, los documentos sensibles aparecen siempre: cédula, pasaporte, autorización de menor, voucher del hotel, soporte de pago. El problema no es tenerlos; es dónde viven. Si están en el chat del asesor, en un Drive personal o en un correo que nadie más ve, el equipo termina pidiendo lo mismo dos veces… o descubriendo el faltante el viernes en la noche.
Los archivos de reserva en una agencia de viajes deberían viajar con el expediente: asociados a la reserva o al cliente, no al celular de una persona. Así, cuando alguien más retoma el caso, no empieza una investigación. Se consulta. Baja el riesgo de perder soportes cuando rota un colaborador. Mejora la continuidad frente al viajero.
Los documentos deben permanecer con la operación
La subida y el almacenamiento pueden depender de la configuración de la agencia; lo importante en el mensaje es el principio: los soportes son parte de la operación, no un favor del asesor que “tiene todo en el teléfono”.
Más de 100 agencias de viajes en Colombia usan Airvi para centralizar la información de cada venta. Si quiere ver cómo se ordenarían los documentos en un expediente, solicite una demo y revisamos un caso típico de su operación.
